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L'Azienda Sicura: Lezioni di Salute e Sicurezza sul Lavoro a cura di Renzo Rivalta

ultimo aggiornamento delle lezioni: 25/10/2015

Lezione 30
L'Archiviazione Documentale

L'archiviazione documentale rappresenta un altro tassello di fondamentale importanza.

1) Necessità di accedere facilmente al Documento inteso come strumento di lavoro, come Progetto della salute e sicurezza aziendale, come regole della salute e sicurezza aziendale e, quindi come regole aziendali del lavoro

2) Facile dimostrazione della completezza agli Organi di vigilanza e ai Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza

Il DSS come regole del lavoro

Il DSS deve essere periodicamente consultato ed aggiornato in base alle dinamiche aziendali. E' rivolto ad una molteplicità di soggetti che devono verificare l'applicabilità delle regole del lavoro in esso contenute

E' indispensabile per la progettazione della informazione, della formazione e dell'addestramento, contiene protocolli di estrema importanza, da cui deriva l'esigenza di una corretta archiviazione.
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L'accesso al DSS

Quello dell'accesso al Documento di Salute e Sicurezza è stato un tema molto dibattuto anche dal legislatore, basti pensare che il Codice nella sua versione originaria prevedeva la consegna in copia del DSS agli RLS, mentre la versione modificata prevede solo il diritto di consultazione in azienda

E' pertanto opportuno prevedere le regole di accesso al Documento di Salute e Sicurezza in azienda rendendo l'accesso libero al Datore di Lavoro, al RSPP e agli ASPP, mentre l'accesso sarà possibile con l’assistenza di uno dei soggetti citati sia in caso di ispezione degli Organi di Vigilanza che agli RLS che alle Associazioni Sindacali.

Resta inteso che l'Organo di Vigilanza, nello svolgimento di attività di Polizia Giudiziaria ha la facoltà di sequestrare gli atti ivi compreso l'intero DSS nel caso di infortunio, o su semplice richiesta, e che il datore di lavoro è tenuto alla consegna del Documento di Salute e Sicurezza.

Resta evidente che un documento ben conservato nella sua completezza di contenuti è certamente un punto a favore del datore di lavoro. In caso di ispezione dell'organo di vigilanza vengono richiesti molti documenti che rendono l'evidenza dell'attività svolta, ad esempio gli attestati di formazione o i verbali di addestramento. Troppo spesso accade, in particolare nelle aziende complesse che tali documenti risiedono in uffici diversi magari anche in sedi diverse, cosicchè non si può procedere all'immediata consegna allungando l'attività ispettiva, cosa che certamente non favorisce il giudizio positivo complessivo o che, comunque, rende evidenza di un certo "disordine" nell'organizzazione aziendale.
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Conclusione e consiglio

Per le ragioni dette è opportuno che il DSS sia composto dalle nove parti dette nella lezione precedente, complete di tutti gli allegati. Il consiglio e che il DSS sia contenuto all'interno di un armadio ben identificabile in azienda con accesso è regolamentato.

Anche se questo non è un obbligo è certamente un segnale di ordine e della importanza che il datore di lavoro attribuisce alla salute e sicurezza sul lavoro nella propria azienda.
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Nella prossima lezione tratteremo la materia degli appalti di lavori, servizi o forniture all'interno della azienda.

Per saperne di più consultare la sezione pubblicazioni.